- Nota preliminar
El presente documento consagra la Política de Tratamiento de los datos personales de las personas naturales (en adelante “titulares”) en Inmobiliaria Teleport, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y el Decreto 1377 de 2013.
El propósito principal de esta Política de Tratamiento es poner en conocimiento de los titulares de los datos personales tratados por Inmobiliaria Teleport los derechos que les asisten, los procedimientos adoptados por la Sociedad para hacer efectivos esos derechos, así como la finalidad con la cual serán tratados sus datos en caso de otorgar la autorización expresa, previa e informada, cuando esta sea requerida de acuerdo con la naturaleza de los datos.
- Responsable del Tratamiento
Inmobiliaria Teleport, con NIT. 8301440017, (en adelante “Inmobiliaria Teleport”), es responsable del tratamiento de datos personales de los titulares respecto de los cuales obtenga autorización, sobre los cuales decidirá de forma directa y autónoma. Sus datos de contacto son:
Domicilio: Bogotá D.C.
Dirección: Calle 113 # 7 – 21
Correo electrónico: info@inmobiliariateleport.com Teléfono: 601 6295081
- Tratamiento
El tratamiento de los datos personales de los titulares por parte de Inmobiliaria Teleport implica la recolección, almacenamiento, organización, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación, supresión, eliminación y en general la ejecución de cualquier operación sobre los mismos, de conformidad con las finalidades señaladas en esta Política y para las cuales ha recibido autorización.
Eventualmente Inmobiliaria Teleport podría tratar datos de menores de edad y datos sensibles en los procesos de talento humano, caso en el cual lo haría cumpliendo con las siguientes disposiciones:
3.1. Tratamiento de datos personales de niñas, niños y/o adolescentes. El tratamiento de datos personales que no sean de naturaleza pública de niños, niñas y/o adolescentes cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos:
- a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
c) Que se valore la opinión del menor cuando éste cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
d) Que exista autorización para el tratamiento de los datos por parte del representante o tutor del niño, niña o adolescente.
3.2. Tratamiento de datos sensibles. Inmobiliaria Teleport aplicará las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que:
- a) El Titular haya dado su autorización explícita para dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización,
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, en cuyo caso los representantes legales deberán otorgar su autorización, - c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular,
- d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, o
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.
4. Finalidades
Inmobiliaria Teleport tratará los datos personales para las siguientes finalidades según la calidad del titular:
Participantes en procesos de selección: Sus datos serán tratados para la citación a entrevistas, pruebas; realizar visitas domiciliarias; confirmar datos y referencias; ordenar la práctica de exámenes médicos, obtener, analizar y archivar sus resultados; estudiar perfil; formalizar la relación en caso de contratación y realizar todas las actividades propias del proceso
de selección, así como para ser transmitidos a los Encargados del Tratamiento para las mismas finalidades o transferidos a terceros para surtir procesos de selección.
Trabajadores (independientemente del tipo de vinculación): Sus datos serán tratados para confirmar y verificar datos; formalizar contractualmente la relación laboral; realizar afiliaciones y aportes al sistema integral de seguridad social; liquidar y pagar nómina, prestaciones sociales y
aplicar los respectivos descuentos; solicitar el reconocimiento y pago de indemnizaciones, diseñar y ejecutar planes de formación; diseñar y ejecutar el programa de seguridad y salud en el trabajo, lo cual incluye la orden y obtención de resultados de exámenes periódicos; brindar y/o facilitar la atención en caso de emergencia; diseñar y ejecutar planes de bienestar para los titulares y su familia; envío de comunicaciones, mensajes y en general información a los canales de contacto para el desarrollo de la relación o en relación con el objeto y actividades de la empresa; establecer contacto telefónico para garantizar la eficiencia de la relación; realizar jornadas de actualización de datos; carnetizar a los titulares; someter los conflictos a mecanismos alternos y/o la justicia ordinaria; controlar el ingreso y salida de las instalaciones a través de huella dactilar, y la seguridad de los bienes y personas que se encuentran en las mismas a través de captura de imagen con cámaras de vigilancia, y en general gestionar todas las demás actividades que hagan parte de los procedimientos de Gestión Humana de la Compañía, así como su transmisión a los Encargados del Tratamiento para las mismas finalidades.
Contratistas: Sus datos se utilizan para verificar y confirmar datos que permitan su contratación, formalizar la relación con la Compañía; enviar comunicaciones respecto del objeto social y actividades de la Compañía, y en general información en relación con el servicio contratado; establecer contacto telefónico para garantizar la eficiencia de la relación entre el titular y la Compañía; gestionar contable, financiera y administrativamente los pagos por los servicios prestados; someter los conflictos a mecanismos alternativos o a la justicia ordinaria; y en general para gestionar todas las demás actividades que hagan parte de los procedimientos administrativos, financieros y contables de la Compañía y que sean necesarios en virtud de la contratación de los titulares, así como su transmisión a los Encargados del Tratamiento para las mismas finalidades.
Clientes: Sus datos son tratados para promocionar a través de los distintas canales de contacto registrados o informados los productos comercializados por Inmobiliaria Teleport, sus ofertas, eventos, servicios en puntos de atención, novedades, y en general para remitir información publicitaria de la Compañía; vender y entregar los productos adquiridos; generar y enviar la factura y hacer la gestión de cobro para obtener el pago a través de los distintos canales de contacto; cambiar productos o entregar cortesías; brindar la atención al cliente; enviar cotizaciones y atender peticiones y cualquier solicitud de información a través del canal solicitado o cualquier otro; realizar estadísticas internas; llevar un registro de las relaciones comerciales, y en general gestionar todas las demás actividades que hagan parte de los procedimientos
administrativos, financieros y contables de la Compañía en relación con la relación comercial con clientes; así como su transmisión a los Encargados del Tratamiento para las mismas finalidades.
Proveedores: Sus datos serán tratados para verificar que cumplen con los requisitos y datos para su contratación; solicitar cotizaciones; solicitar referencias; solicitar la prestación del servicio o suministro del bien; gestionar contable, administrativa y financieramente el pago por éstos y confirmar que se ha efectuado o remitir el comprobante correspondiente; enviar comunicaciones respecto del objeto social y actividades de la Compañía, y en general información en relación con el servicio o bien contratado; establecer contacto telefónico para garantizar la eficiencia de la relación entre el titular y la Compañía, y en general para adelantar todas las actividades que sean necesarias en virtud de la relación comercial que surja entre el proveedor y Inmobiliaria Teleport; y en general gestionar todas las demás actividades que hagan parte de los procedimientos administrativos, financieros y contables de la Compañía y que sean necesarios en virtud de la relación comercial con los titulares, así como su transmisión a los Encargados del Tratamiento para las mismas finalidades.
Público en general: Los datos serán tratados para atender peticiones, consultas, y cualquier solicitud de información a través de los canales de contacto indicados por el titular; enviar información de los productos, servicios, ofertas, eventos, novedades y en general información publicitaria de Inmobiliaria Teleport, sus servicios y productos a los canales registrados o indicados por el titular; garantizar la seguridad en los establecimientos de comercio a través de la captura de la imagen que se realiza con cámaras de vigilancia con el ingreso a los mismos; y las demás para las cuales se otorgue autorización.
En adición a las finalidades descritas, Inmobiliaria Teleport tratará los datos personales de los titulares para fines estadísticos, el cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias a las que se encuentra sujeta la Sociedad, así como para las demás finalidades para las cuales los titulares otorguen su autorización en el proceso de recolección de los datos personales.
- Vigencia del Tratamiento
El tratamiento de los datos personales tendrá una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades para las cuales la información fue recolectada, o el periodo de vigencia que señale la ley, contrato o sentencia según corresponda.
- Autorización
Cuando Inmobiliaria Teleport requiera tratar información, solicitará la autorización del titular al momento de la recolección de los respectivos datos.
Esta autorización será expresa, bien sea de manera oral, escrita o mediante conducta inequívoca, e incluirá las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se solicita el consentimiento. La autorización será obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, no será necesario solicitar autorización cuando se trate de:
- a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria; - d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas
En todo caso, esta información será tratada de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y esta Política.
- Derechos de los titulares
En virtud de la ley, los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:
- a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Inmobiliaria Teleport, en su calidad de Responsable del Tratamiento, y frente a los Encargados del Tratamiento. Los derechos de actualización y rectificación se podrán ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado en los términos de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen).
- b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Inmobiliaria Teleport salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10
de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen).
- c) Ser informado por Inmobiliaria Teleport o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, después de agotado el trámite de consulta o reclamo ante Inmobiliaria Teleport.
- e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia haya determinado que en el tratamiento el Responsable y/o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y/o a la Constitución.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el Responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento.
- f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que sean objeto de tratamiento. El titular puede consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las directrices de tratamiento de la información que lo motiven a hacer nuevas consultas.
- Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los titulares
De conformidad con el objeto de esta Política, los derechos del titular son: conocimiento, acceso, rectificación, actualización, revocatoria y supresión de sus datos personales (siempre que no exista un mandato legal, jurisprudencial o contractual que faculte a Inmobiliaria Teleport para continuar con el tratamiento).
El titular puede ejercer sus derechos, mediante una consulta o un reclamo dirigido al correo electrónico: info@inmobiliariateleport.com.
8.1. Procedimiento de Consulta
Los titulares podrán formular una consulta al correo info@inmobiliariateleport.com cuando deseen acceder o consultar su información personal que reposa en las bases de datos de Inmobiliaria Teleport, para lo cual deberán adjuntar copia del documento de identidad. Si quien
formula la consulta es un representante legal y/o apoderado del titular, deberá adjuntar copia de su documento de identidad y el documento que acredite la calidad en la que está actuando (poder).
La consulta, presentada de acuerdo a lo indicado en precedencia, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, el interesado será informado de dicha situación, expresándole los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
8.2. Procedimiento de Reclamo
Los titulares podrán presentar al correo info@inmobiliariateleport.com un reclamo cuando consideren que la información contenida en una base de datos de Inmobiliaria Teleport debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o el Decreto 1377 de 2013.
El reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, y deberá ir acompañado por la copia del documento de identificación, y si quien formula el reclamo es un representante legal y/o apoderado del titular, deberá adjuntar también el documento que acredite la calidad en la que está actuando (poder). Adicionalmente, el reclamo deberá ir acompañado por los demás documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, lo cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- Medidas de seguridad de las bases de datos
La información sujeta a tratamiento por parte de Inmobiliaria Teleport estará sujeta a medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Vigencia de la Política
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 06 de Octubre 2021.